Jedná se o manažerskou techniku, díky které se dostanete rychle k jádru problému a to i v případech, že o situaci nic nevíte, nebo ji nerozumíte (není to váš obor, nejste pro řešení kvalifikovaní, apod.).
Už jsi někdy měl problém, kterého ses nemohl zbavit? Bez ohledu na to, co jsi udělali, tak dříve nebo později se vrátil, i třeba v jiné podobě?
Opakující se problémy jsou často příznakem problémů hlubších. „Rychlé opravy“ se mohou zdát pohodlné, ale často řeší pouze problémy “na povrchu” a plýtvají zdroji, které by jinak mohly být použity k řešení skutečné příčiny.
5 proč (5Y, 5 Whys) je jednoduchý, ale účinný nástroj pro rychlé prokouknutí vnějších příznaků problému a odhalení jeho základních příčin, aby ses a ním mohl vypořádat jednou provždy.
5 proč používá spíše „protiopatření“ než „řešení“. Protiopatření je akce nebo soubor akcí, které se snaží zabránit opětovnému vzniku problému, zatímco řešení se může snažit pouze vypořádat se s aktuálním příznakem. Protiopatření jsou proto robustnější a pravděpodobněji zabrání opakování problému.
Ptát se správně není tak snadné, jak by se mohlo zdát. Důležité je vybrat správně první otázku. Nesmíš se snažit vydat všemi cestami, které jsou myslitelné. Vyber jen cestu, která je nejkratší a vygeneruje co nejméně kroků potřebných k nápravě. Tvůj záběr musí zůstat úzký, jak jen je to možné.
Postup otázek – struktura 5 proč
- Identifikuj problém.
- Identifikuj jeho příčinu, zeptej se: „Proč se to stalo?“
- Zapiš si příčinu nebo příčiny. Můžeš použít diagram nebo tabulku.
- U každé příčiny se zeptej proč k ní došlo a opět si zapiš příčiny.
- Pro každý problém potřebuješ 5 (nebo méně) proč, aby ses dostal až k prvotní příčině.
Příklad
- Proč nám spadl systém? Protože naše databáze přestala pracovat.
- Proč přestala databáze pracovat? Protože bylo zadáno příliš mnoho dotazů.
- Proč bylo zadáno příliš mnoho dotazů? Databáze nebyla na takovou zátěž testována, neočekávali jsme to.
- Proč jsme ji netestovali na takovou zátěž? Takový test v našem vývojářském procesu chybí.
- Proč v procesu takový test chybí? Nikdy jsme jej nepotřebovali, ale nyní se dostáváme na novou úroveň množství dotazů.
Jakmile jsi našel prvotní příčinu nebo motivaci určitého chování, víš co musíš vyřešit. Pak se dohodni na postupu řešení v pěti následujících krocích a přiděl odpovědnosti.
Startupy by měly projít 5 proč vždy, když narazí na jakýkoli druh selhání, včetně technických poruch, selhání při dosahování obchodních výsledků nebo neočekávaných změn v chování zákazníků.